¿Cuáles son las mejores prácticas para la automatización administrativa?

En un entorno empresarial cada vez más competitivo, la automatización se ha convertido en un aspecto imprescindible para mejorar la eficiencia operativa y optimizar procesos clave. A continuación, abordamos algunas de las preguntas más frecuentes para que puedas considerar la automatización administrativa como tu próximo objetivo. La automatización de procesos administrativos consiste en el uso de tecnología, software y herramientas digitales para ejecutar tareas rutinarias sin intervención manual o con una mínima supervisión humana. Se basa en la optimización de flujos de trabajo para eliminar tareas repetitivas, reducir errores y permitir que los empleados se enfoquen en actividades de mayor valor. Para ello, se utilizan herramientas como:

• RPA (Automatización Robótica de Procesos): software que imita acciones humanas en sistemas digitales.
• BPM (Gestión de Procesos de Negocio): plataformas para modelar, optimizar y automatizar flujos de trabajo.
• Sistemas de Gestión Empresarial (ERP, CRM, BI): integraciones para agilizar operaciones.
• Inteligencia Artificial y Machine Learning: análisis predictivo y automatización avanzada.

 

Beneficios de automatizar procesos administrativos

Implementar soluciones de automatización puede reducir significativamente los errores humanos, acelerar los tiempos de respuesta y liberar recursos valiosos. Esto significa que los empleados pueden dedicar su tiempo a tareas estratégicas en lugar de estar atrapados en rutinas repetitivas, y aplica para diferentes áreas de la empresa como:   Finanzas y Contabilidad: permite reducir errores en facturación y conciliaciones bancarias, automatización del flujo de pagos y aprobaciones para mayor transparencia, agilizar la gestión de impuestos y reportes financieros.   Recursos Humanos: para la eliminación de tareas manuales en gestión de nóminas y beneficios, optimización en la selección y reclutamiento con inteligencia artificial (IA) para filtrar candidatos, así como agilizar procesos de capacitación y onboarding.     Atención al Cliente y Ventas: permite generar respuestas automáticas y personalizadas con chatbots y CRM inteligentes, gestión eficiente de solicitudes, quejas y tickets de soporte, análisis de comportamiento de clientes con automatización de marketing.   Logística y Operaciones: es un aliado para la optimización de inventarios y pedidos en tiempo real, programación de rutas y gestión de transporte con algoritmos, control de proveedores y compras automatizadas.   Área Legal: permite la automatización en la gestión de contratos y firmas electrónicas, reducción de riesgos legales con flujos de aprobación documentados, auditoría automatizada y trazabilidad de documentos.

Casos de éxito que demuestran el éxito de la automatización

Un estudio realizado por Deloitte reveló que el 87% de las empresas que implementaron la automatización de procesos experimentaron un retorno de inversión positivo en menos de 12 meses. Además, empresas como Amazon han mejorado su logística gracias a la integración de software de gestión y sistemas inteligentes.

Buenas prácticas para una automatización administrativa exitosa

1. Identificar procesos clave para automatizar: Comienza por aquellas tareas que son repetitivas, consumen tiempo y recursos, por ejemplo:
   • Gestión de documentos y archivos 
   • Emisión y validación de facturas
   • Aprobaciones internas como solicitudes de compras, permisos y vacaciones
   • Recordatorios y notificaciones automáticas (seguimiento de pagos, citas y tareas)
   • Generación de reportes y análisis de datos
   • Atención al cliente automatizada en chats o correo electrónico.
   • Manejo de inventarios y logística.
   
2. Seleccionar las herramientas adecuadas: Si bien hay herramientas que integran varias funciones administrativas, en algunos casos puede que se requiera de un software específico, dadas las necesidades del negocio, esto es cada vez más fácil de lograr con Plataformas low-code que te podemos ayudar a implementar.
   • Por otra parte, las herramientas más implementadas abarcan soluciones para digitalización de documentos, organización en la nube, notificaciones y seguimientos de procesos, business intelligence para el manejo de datos: CRM para centralizar las labores de marketing, venta y atención al cliente, así como soluciones para logística.
   • Vertica, de Opentext, por ejemplo es ideal para empresas que manejan grandes cantidades de información, ya que funciona como un motor de bases de datos. Por su parte, Precisely permite hacer cargas de Excel a SAP en cuestión de segundos.
   • Algunas herramientas como UiPath, hacen una revisión de los procesos para identificar el cuello de botella y agilizarlos mediante la automatización o soluciones innovadoras.
3. Capacita y obtén mejores resultados de tu equipo de trabajo: Es importante tener en cuenta que la automatización no reemplaza a las personas, sino que libera su tiempo para que se enfoquen en tareas estratégicas y creativas. Por ejemplo, un contador ya no tiene que ingresar datos manualmente, al automatizar parte de su trabajo puede analizar información financiera y proponer mejoras.  Para el cumplimiento de dichas expectativas es clave que los empleados puedan adquirir nuevas competencias digitales, como análisis de datos, gestión de procesos automatizados y uso de IA.También es necesario fomentar la creatividad para la resolución de problemas, la toma de decisiones estratégicas y la innovación.
4. Monitorear y optimizar continuamente: Por último, y no menos importante, es necesario monitorear y optimizar continuamente los procesos automatizados para garantizar el cumplimiento de objetivos. Esto puede implicar detectar y corregir errores en tiempo real, mejorar la eficiencia de una implementación, también requiere estar atento a las tendencias del mercado y asegurar que no se estén generando costos innecesarios.

En INGESIS llevamos más de 30 años implementando tecnología para la innovación y en esta era estamos más que preparados para acompañarte en la automatización de tus procesos administrativos. Ponte en contacto, ¡hablemos! y descubre cómo la automatización puede transformar tu empresa.